Referat Bestyrelsesmøde 21.02.2006

Mødt:  Astrid, Carsten, , Lisbeth A, Peter, Bo, Merete.

Afbud: Lisbeth K

Dagsorden:

1. Ordstyrer
2. Referent
3. Godkendelse af ref.
4 Generelt fra formanden.
5 Kasserer: Kasseregnskab.
6. Hus- og anlæg, herunder Lysanlægget.
7. Kantine, herunder ansættelse af Carola.
8. Motionistudvalg, herunder kapacitet i forb. m. arrangementer.
9. Turneringsudvalg.
10. Kommunikationsudvalg, herunder procedurer for skriftlige udvalgsref.,samt ideer til medlemsagitation v. Lisbeth.
11. Sponsorudvalg.
12. Leschly Cup.

Evt., samt aftale om nye møder.

Ad 1 – 3. Lisbeth A, Peter, - ref. godkendt med rettelse af beløb for Falck secutitas.

Ad 4.  

Ad 5. Falck-Securitas alarm opsiges med virkning fra 1.juni. Bestyrelsen har lavet aftale med Jørgen Lanstorp om at overtage bogholderi, økonomistyring, månedsstatus og årsregnskab.

Alan har anmodet om at få udbetalt bonus for turneringsholdenes resultater sidste år.

Der foreligger en aftale fra 2003 om bonus ved oprykning af hold, og fra 2004 for hvis ingen hold rykker ned, mens der ikke foreligger en specifik aftale for 2005.

Bestyrelsen vedtog at udbetale bonus.

Bo og Astrid udarbejder udkast til ny aftale med Alan, som forelægges bestyrelsen på et næstkommende møde. 

Ad 6. Udvalget indhenter supplerende tilbud på nyt lysanlæg og laver oplæg og indstilling til næste bestyrelsesmøde, baseret på oplysninger om:

-         Status nuværende anlæg ( funktionalitet, nedskrivning)
-          indhentede tilbud, pris og kvalitet
-         økonomisk overslag, hvis Jørgen L. vil lave det, på netto meromkostninger ved forrentning og afvikling af lån over 10 år minus besparelser på el-, samt mindre udskiftning pærer mv.

Bestyrelsen drøftede muligheden af at indrette en petanque-bane på anlægget.  Bestyrelsen mener, at det vil kunne styrke klubbens sociale dimension og dermed gøre klubben endnu mere attraktiv. Peter er i samarbejde med Bo og Ole E. ansvarlig for at lave et oplæg til bestyrelsen om mulig placering, økonomi mv.

Ad 7.  Carola har sagt ja til at overtage kantinen på de aftalte vilkår.  Der underskrives kontrakt hurtigst muligt . Såvel Merete, Bo og Jørgen L deltager.

Ad 8. Lisbeth A, Motionsudvalget, fremlagde en plan for årets aktiviteter, som på nogle punkter blev udbygget og præciseret af bestyrelsen.

- Standerhejsning.  Der skal være gratis chips og tapas og velkomstdrik, men på et langt mere beskedent niveau end sidste år.  Der skal være et særligt arrangement for nye medlemmer, hvor de bliver indtoduceret til klubbens faciliteter, herunder reservationssystem, og får hjælp til at finde makker.  Lisbeth A prøver at lave aftale med Jørgen Eriksen.

- “Kom godt i gang”, laves som sidst med både instruktion i slag og i at spille kamp med pointtælling mv. Ialt to timer, og hold sat på både formiddag og eftermiddag.

- “ 4 x træning” . arrangemntet gennemføres som før men tidligere på sæsonen og tidligere på dagen ( 16 – 18.00). Der arrangeres desuden fællesspisning som noget nyt.

- Bestyrelsen drøftede hvilke trænere, der skal bruges til “Kom godt i gang” og “4 x træning”.  En mulighed er – som tidligere - at anvende en kombination af turnerings- og øvede spillere med en aflønning på ca. 130 kr. ( i timen ? ). En anden mulighed  – som støttes af dele af bestyrelsen – er at forpligte turderingsspillerne til at levere træningen som “modydelse” for klubbens support til turneringsspillerne.  Punktet vil blive drøftet igen på næste bestyrelsesmøde med henblik på endelig beslutning.

- “Alans træning for motionister”, blev en succes sidste år. Bestyrelsen besluttede at overtage arrangementet. Merete forhandler vilkår med Alan hurtigt, så tilbuddet kan komme med i arranementskalenderen.

- “Drop in” skal fremover styres bedre af en ansvarlig spil-fordeler ( Karin Jensen kontaktes), så arrangementet fastholdes som primært for klubmedlemmer, der ønsker at spille mod vekslende modstandere, og ikke bliver “alternativ booking” for faste makker-par. Forsøgsvis nedsættes antallet af baner fra fire til tre, men udvalget kan egenhændigt justere op til fire efter behov.

- Double Trouble – Ingelise og Thomas kontaktes om de vil være ansvarlige for turneringen.

- Handicap Turneringen. Mulig ny sponsor på vej. Lisbeth A kontakter fire kandidater som mulig afløser for Leif som ansvarlig for turneringen.

- Startfesten blev fastsat til lørdag d. 6.5.

Ad 9. ALTS er blevet anmodet om at afholde dele af de Jyske Mesterskaber, enten hovedrunden for seniorer, 3 dage i pinsen, eller finaler for både juniorer og seniorer. Bestyrelsen vedtog at tage finalen, søndag d. 18.6, med ekstraordnær åbning af kantinen.

Turneringsudvalget indstiller at der kun bliver 3 hold i år mod 4 sidste år. Spillertruppen er blevet mindre og der kan ikke stilles flere hold på et  tilfredsstillende grundlag. De 3 hold stiller op i 1.division, 2. division og Jyllandsserien.

Den ledige trænerkapacitet skal bruges til at træne færre spillere ad gangen, samt indgå i evt. drøftelser af arrangementet med motionisttræningen.

Bestyrelsen vedtog at betingelserne for forplejning, bolde, kørsel  af turneringsspillerne bliver som sidste år. Turneringsspillerne sal fortsat betale 300 kr. som egetbidrag for træningen.

Veteranturneringsholdet kan lave særlige aftaler med kantinen om levering af mad, men skal selv betale.

Turneringsudvalget arrangerer en “opstartslejr” over to dage  før standerhejsningen, hvis træner er indforstået.

På næste bestyrelsesmøde skal det diskuteres, om man kan få et bedre system, og klarere regler for brug af bold i klubbens træningsaktiviteter. Hvem har krav på hvad og hvem skal styre udleveringen. Astrid laver oplæg.

Ad 10. Udvalgsformanden orienterede om status for blad og hjemmeside. DEt blev vedtaget, at den røde bog i klubhuset helt afskaffes, således at kommunikation mellem medlemmer og klub henvises til hjemmesiden. Der laves en særlig e-mail adresse, som hænges op på opslagstavlen/meddeles på hjemmesiden.

Vedrørende bestyrelsens interne kommunikation blev det vedtaget, at udvalgene udarbejder skriftlige referater efter behov, og at referater eller uddrag af referater sendes til fm. for kommunikationsudv. samt formand. 

Ad 11. Sponsorudvalget, Carsten,  laver et oplæg til næste bestyrelsesmøde om produktion og udsendelse af sponsorbrochure. 

Ad 12. Udskydes til næste møde.

Ad evt.

Astrid orienterede om Tennis Team Århus, hvor der nu er udarbejdet et oplæg med en konkret plan for viderudvikling af tennisprojektet med økonomisk støtte fra fonden Proventura. Oplægget indeholder bl.a. forslag om et fælles super-liga hold, talentpleje og en generel opbygning af tennissporten i Århus. Astrid udsender forslaget til orientering.

Næste møde:  7. marts hos Carsten

Næste møde igen : Tirsdag d. 21.3, med blad-status på dagsordenen.