Referat fra bestyrelsesmøde 22 februar 2005
Til stede
Ole, Jørgen, Merete, Astrid, Thomas, Carsten, Kirsten
Ordstyrer
Thomas
Referent
Kirsten
Dagsorden
-
Siden sidst
-
Hus/anlæg
-
Kasserer
-
Kommunikationsudvalg
-
Motionist udvalg
-
Leschly cup
-
Kantineudvalg
-
Turneringsudvalg
-
Næste møder
-
Evt.
ad.1 Ole E
Vi er inviteret til forskellige genralforsamlinger:
JTU:
generalforsamling d. 23-.2 – Astrid overvejer sin deltagelse, da det er et vigtigt forum
DTF:
generalforsamling 12-3 i Nyborg – Astrid checker med Allan Rasmussen
Idrætssam:
generalforsamling 28-2 i Århus
Ad.2 Ole, Thomas, Kirsten
A
Vi har haft møde med Lars Thies fra Cobu arkitektfirma vedrørende renovering af klubhuset – vi havde de bedste forhåbninger til økonomisk støtte Dania Real; men det viser sig ikke at være muligt. Det kræver at huset er totalt fredet, hvilket ikke er en fordel pga de mange forpligtigelser.
Vi beslutter at udvalget laver en plan for renovering over de næste år
B
Det væltede træ på bane D er ryddet. Karl har aftale med kommunen og fået træet mod at rydde op. Der er 3 stubbe tilbage, som vi evt. kan bruge som borde?
C
Vi har en længere diskussion af anvendelse af bane A, som hidtil har været forbeholdt turneringsspillere og medlemmer med nummer under 65. Der er forslag om at alle skal kunne anvende denne bane på lige fod.
Vi beslutter, at kun medlemmer med nummer under 65 har ret til at booke bane A. hvis banen ikke er booket, akn alle anvende den efter ”først til mølle” princip. Obs at bane A er en ½ times bane. Spillere kan ikke ”smides væk” fra banen med mindre den er booket inden banetimen påbegyndes.
Ad.3 Jørgen
Der er mange indbetalinger i gang, dog lidt færre sammenlignet med samme tid sidste år.
Retningslinjer for udgiftsrefusion til bestyrelsesmedlemmer:
-
Bestyrelsesmøder - max. 600 kr. pr. møde
-
Udvalgsmøder - max 200 kr. pr. møde til evt. mad efter bilag, dog højst 5 møder pr. sæson
-
Telefonudgifter - afregnes med 1. 200 kr. pr. år for de der har behov
-
Tøj/udstyr - max. 1.500 kr. pr. medlem udbetales 1-5.
Ad.4 Kirsten og Thomas
Carsten fremsætter forslag om fælles elektronisk sted til at opbevare dokumenter, f.eks. group- care. Det vil betyde at alle originaler er samlet et sted, at rettelser kun skal foregå et sted og det vil give større overblik
Vi beslutter at Carsten undersøger mulighederne
Vi diskutere mail-kulturen og er enige om, at:
- Mail kun sendes til de personer, mailen er relevant for
- At vi skal huske at rette ”subject” til hvad det konkret handler om
Beslutninger
- Alle akutte ting kan afgøres af ”forretningsudvalget” dvs. Ole og Jørgen
- Vores debat skal ikke foregå på mails, men på møderne
- beslutninger skal tages på B-møder
Giro udsendelse
- vi havde pakkemøde ultimo januar og udsendte 600 girokort
- ca. 60 var med forkert adresse og er sendt til Helle mhp opklaring via Krak
- vi skal understrege overfor medlemmerne at meddelelse om adresseændring er vigtigt, det koster for mange penge at sende forkert
- rykkerskrivelse
- nyt udkast laves af Jørgen
- Helle og Niels B koordinere hvem der skal have rykker
- Udsendes ultimo marts
Klubblad
- Thomas har lavet udkast og mailer hvad vi hver især skal skrive om
- Sponsoraftaler skal være klar medio marts m.h.p. annoncer
- vi er enige om at det er en god ide at få flere medlemmer til at skrive, Thomas kontakter nogle mhp dette
- ny hjemmeside kommer i gang medio marts, al henvendelse skal ske til Henrik Voetman
Reservationssystemet
- trænger til en ny computer, Henrik V, Carsten og Kirsten afklare behov
- Kirsten kan muligvis købe en brugt billigt på arbejde
- Vi beslutter vi max. kan bruge 2.000 kr. på det.
Ad. 5 Thomas, Merete,
- Vi diskuterer gæstespiller betaling på 50 kr.
Vi beslutter at fortsætte med nuværende praksis. Gæster skal spille med et ALTS medlem og skal betale 50 kr. pr. time i kantinen
ad.6 Carsten, Kirsten
Carsten deltog i storgruppemøde 2 februar, hvor der fremkom nogle spørgsmål til bestyrelsen:
Budgetønsker
- Vi ønsker at budget balancere
- At budget er lavet senest 15 april
- At alle udgifter gøres op, f.eks. rengøring, banefolk
- At alle indtægter registreres
- Jørgen L vil gerne hjælpe gruppen med at lave et budget
Turneringen bør få flere tilmeldinger i år idet turneringen i København er flyttet til en anden uge
Reklamer på banerne
- Vi mener at have vidde rammer og beder gruppen lave et konkret forslag
Næste møder i LC udvalget er: 19 maj og 5 juli i klubhuset.
ad.7 Merete, Ole, Jørgen
Kokke situationen
Udvalget har haft møde med Jonas, som gerne vil lave mad til os igen i år. Der skal forhandles om hans løn. Som udgangspunkt er det de samme åbningstider, men flere foreslår at der holdes åbent om onsdagen for at få indtægter fra veteranholdene.
Renovering af køkken
- Der skal skiftes bordplader, skuffer og låger
- Der er tilbud på 15.000 kr.
Vi diskutere muligheden for at vente til 2006 mhp sparer op til bedre kvalitet og så bare ”overholde de krav som levnedsmiddelkontrollen har”.
Vi beslutter at udvalget checker tilstandsrapporten og at kantineudvalget laver et forslag m.h.p. renoverings niveauet.
Ad.8 Astrid, Carsten
4 holdet
- Der er kraftige opfordringer til at bevare 4 holdet
- Det samlede baneforbrug er 2 weekender i juni, samt 1 lørdag i august
- De er vigtige som kompetente reserver for 3 holdet
- De dækker selv deres udgifter til transport og mad
Gennemgang af udgifter i 2005 sæson
1. hold - ca. 9.400 kr
2. hold - ca. 8.600 kr.
3. hold - ca. 7.400 kr.
4. hold - ca. 3.500 kr.
Veteranhold - ca. 3.700 kr.
Astrid laver et budget, som skal diskuteres på spillermøde d. 24-2
Bestyrelsen beslutter, at bakke op på alle aktive hold og deres fortsatte indsats i 2005. Astrid orientere 4. holdet om at de har lige vilkår med øvrige hold.
Ad.9
Søndag d. 13-3 kl. 18 hos Merete
Ref. Kirsten Kopp |
